中小企業の変革支援を行う株式会社スケッチ（本社：東京都中央区、代表取締役：坂根佑一）は、パソコン上の作業を記録・可視化するWindows用ツール「WorkMonitor（ワークモニター）」を開発しました。

使用したアプリや操作時間、コピー操作などの記録をもとに、業務の進め方や自動化の可能性を検討するためのツールです。

社内のコンサルタント1名を対象にWorkMonitorを活用して業務を見直し、半年間にわたって経過を確認した結果、月20〜25時間の業務時間削減につながりました。

当社が重視するのは、採用や増員、新しいツールの導入といった解決策を先に決めるのではなく、まず仕事の実態を知り、本当に変えるべきところを見つけること。WorkMonitorは、そうした考え方を業務改善に生かすために開発したツールです。

WorkMonitorの操作画面。PC作業の記録状況を確認でき、記録の停止やCSV出力が可能です。

■ 開発の背景｜「人が足りない」の前に、今ある仕事を見直す

「毎日忙しい」「人手が足りない」「もっと業務を効率化したい」

こうした課題に対して、人を増やす、新しいシステムを導入する、AIを活用するといった選択肢があります。しかし、その前に「何の仕事に、どれだけの時間がかかっているのか」を把握できているでしょうか。

日々の業務には、資料を探す、複数の画面を行き来する、数字を転記するといった細かな作業が数多く含まれています。一つひとつは短時間でも、繰り返されることで大きな負担になっている可能性があります。一方、こうした作業は本人にとって当たり前になっていることも多く、聞き取りだけでは把握しきれない場合があります。

そこで開発したのが、PC操作の記録から仕事の実態を振り返る「WorkMonitor」です。

目的は単に作業時間を短くすることではなく、本当に必要な仕事、人が担うべき仕事、やり方を変えられる仕事を整理し、改善のきっかけを見つけることです。

■ WorkMonitorとは｜記録と聞き取りから、改善すべき業務を見つける

WorkMonitorは、使用したアプリや利用時間、コピー操作、キー操作、クリックの回数などを記録するWindows用ツールです。データはCSV形式で出力でき、表計算ソフトなどで確認・分析できます。

特徴は、記録だけで判断するのではなく、担当者への聞き取りを組み合わせて、業務改善につなげることです。

実際の活用は、次の4つのステップで進めます。

STEP 1｜PC作業を記録する

使用したアプリや操作時間、操作回数などを記録します。

STEP 2｜記録を振り返る

時間が長い作業や、操作が繰り返されている箇所を探します。

STEP 3｜担当者に確認する

何の作業をしていたのか、なぜ必要だったのかを本人に確認します。

STEP 4｜見直す仕事を選ぶ

記録と聞き取りをもとに、手順の変更や自動化を検討する業務を絞り込みます。

使用アプリや操作回数などを一覧で確認できる記録結果画面。業務の実態を把握するための材料として活用します。

例えば、コピー操作が繰り返されている時間帯があれば、担当者に何をしていたのかを確認します。同じ数字を何度も転記していた場合には、入力方法の変更や自動化を検討するきっかけになります。

※上記は活用方法を説明するための仮の例です。

なお、操作時間や回数だけで、仕事の必要性や自動化の可否は判断できません。ツールに表示される自動化スコアも、あらかじめ設定したルールに基づく目安です。

現在、ツール内でAIによる仕事内容の自動分類は行っていませんが、出力したCSVデータを別途AIで分析することは可能です。

利用にあたっては、記録する情報の範囲や利用目的、閲覧者に加え、データの保管・削除方法についても、利用者や管理者との確認が必要です。

■ 社内で月20〜25時間の業務時間削減を確認

当社では、社内のコンサルタント1名を対象にWorkMonitorを活用し、実際の業務改善に取り組みました。記録をもとに改善すべき業務を見つけ、仕事の進め方を見直しました。半年間にわたって経過を確認した結果、月20〜25時間の業務時間削減につながりました。

単に作業を記録したことによる効果ではなく、記録から改善対象を見つけ、実際の業務の進め方を変更した結果です。

※社内のコンサルタント1名を対象とした事例です。削減効果は対象業務や改善内容によって異なります。

■ 開発者コメント｜株式会社スケッチ 石原直樹

「AIで何ができますか？」というご相談をいただくことがあります。

AIは業務改善の有効な手段の一つですが、何をAIに任せるかを考える前に、まず今の仕事を知ることが大切だと考えています。

忙しさの原因が仕事の量にあるのか、進め方にあるのか。それが分からなければ、本当に必要な改善にはつながりません。

WorkMonitorは、記録だけで答えを出すツールではありません。現場で働く人の話を聞きながら、「どこから変えるか」を一緒に考えるための道具です。

小さな業務改善をきっかけに、仕事の進め方そのものを見直す。そうした変化につなげていきたいと考えています。

■ スケッチが取り組む「変革支援」とは

当社は、採用・育成・組織づくり・業務改善・ブランディング・新規事業など、企業が抱える課題を分断せずに捉え、人と組織の変革を支援しています。

今回のWorkMonitorの開発も、その取り組みの一つです。目の前の問題に対して決まった手法を当てはめるのではなく、経営者や現場の人たちとともに本質的な課題を見つけ、会社が自ら変わり続けられる状態を目指しています。

株式会社スケッチについて

【変わる時だ。人も組織も。】

株式会社スケッチは、人材採用コンサルティングを軸に、組織づくり・制度設計・人材育成・研修・AI活用・ブランディング・新規事業支援まで、“人と組織”の変革を支援するコンサルティング会社です。

https://sketch-consulting.co.jp/