AI工具加速进入企业，员工却不一定因此更有效率。 根据Asana针对全球逾1万名知识工作者的调查，约60%工作时间仍耗在沟通协调、搜索信息与行政流程。 台湾理光今（15）日宣布「AI共智创新基地」开幕，结合DocuWare智能文档管理平台，从文档辨识、合约比对到流程稽核切入，瞄准企业数字转型常见的数据分散与工作断点，推动「20/80效率革命」。 ### 从办公设备延伸至AI流程服务台湾理光指出，许多企业目前面临「数据很多、知识很少；科技很快、流程很慢」的问题。 文档分散在不同系统，格式也不一致，员工往往必须花费大量时间搜索、整理与人工登打，不仅降低行政效率，也增加人力招募、教育训练及作业错误成本。

在台湾理光提出的「20/80效率革命」框架下，传统办公环境中，员工可能有高达80%的时间投入重复性行政工作，真正能用于判断、沟通与创新的时间不到20%。 因此，台湾理光希望通过DocuWare将分散的文档与信息数字化、结构化，再交由AI承接重复性工作，让人力回到更具价值的决策与创新任务。 此次成立AI共智创新基地，也象征台湾理光的服务定位从办公设备供应商，进一步延伸至企业AI数字转型伙伴。 其导入方向并非只提供单一AI工具，而是从企业工作流程、数据治理与信息安全条件出发，协助客户逐步验证应用成效。 ### AIDP以少量样本启动文档辨识DocuWare是理光集团旗下的企业内容管理软件，台湾理光此次聚焦两项AI应用。

首先是DocuWare AIDP，集成大语言模型（LLM）技术，让系统能依照文档内容与脉络进行辨识。 相较于传统文档辨识系统通常需要大量样本训练，AIDP仅需一至两份样本，即可进行初期验测与调校，并支持手写中文、图文混排等较复杂的商业文档。 台湾理光表示，实测针对台湾商业文档的辨识准确率达九成以上，应用对象包括合约、海运提单等文档，有助于降低人工判读与数据输入负担。 另一项方案DocuWare Aura，则锁定合约管理与财务单据处理。 企业员工可通过自然语言查找特定合约条款，系统同时提供相关文档，也能协助比对不同版本或不同供应商合约之间的条款差异。

由于合约、财务数据及营业文档通常涉及企业机密，Aura强调在企业受控环境内运作，搭配权限管理及稽核机制，让企业在使用AI处理文档时，同时兼顾效率与数据安全。 ### 医材稽核时间缩短逾5成台湾理光提供的案例显示，AI文档管理已开始进入医疗、金融等对文档正确性与资安要求较高的产业。 某全球医材品牌过去通过经销商体系销售产品，每季必须投入大量人力进行现场抽查，面对大量纸本发票时，人工比对不仅耗时，也可能面临合规时效压力。 导入AI文档辨识方案后，系统可自动辨识不同格式的发票，将内容转换为结构化数据，再与企业内部申报信息交叉比对并发出异常警示。

台湾理光表示，该案例导入后稽核作业时间缩短逾50%，项目涵盖率则稳定达80%以上，让稽核工作从人工逐笔检查，转向由系统先行处理与筛选。 金融业方面，某大型银行每年需处理逾70万件扣押公文、企业税报、缴费单及电费单等文档。 导入以DocuWare为内核的智能文档平台后，通过AI智能索引进行文档辨识与数据截取，文档辨识率达80%至90%。 此外，该平台也建置于封闭式内网架构，集成权限控管、完整稽核轨迹与即时告警机制，在处理大量文档的同时，兼顾信息安全、法规遵循及日常营运需求。 ### AI落地仍须保留人的判断台湾理光常务董事许博惇表示，AI导入企业的重点不在於单纯取代人力，而是重新分配人与系统的工作边界。

「AI的真正价值在于放大『人』的判断力与创造力，而非取代人力。 通过DocuWare系统导入，我们希望陪伴企业从小规模、可验证的应用情境出发，以『小步快跑、有效再扩大』的节奏，稳健打造最适合本土企业的混合办公与协作模式。 」台湾理光认为，企业AI应用能否长期运作，关键仍在于是否具备清楚的权责分工、数据治理与资安架构。 因此，未来将持续集成软件、硬件、流程自动化及信息安全服务，协助企业从文档电子化开始，逐步走向跨部门流程重整与数字治理。 理光集团目前业务遍及约200个国家与地区，服务逾140万家企业客户；旗下DocuWare则已应用于金融、医疗及科技等产业。

台湾理光表示，AI共智创新基地将作为企业验证文档管理与流程自动化应用的起点，协助企业在混合办公环境中降低行政负担，将更多时间重新投入内核业务。 理光智能办公生态系融合跨平台系统无缝协作，专注于解决长期被忽视的办公流程效率问题。 （台湾理光提供）